POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
1. Responsable del tratamiento
CLEVER determina las finalidades y medios del tratamiento de los datos personales relacionados con sus servicios.
2. Marco normativo
Esta política se adopta conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 en lo pertinente, las instrucciones y regulación de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas colombianas aplicables sobre protección de datos personales.
3. Principios
• Legalidad: el tratamiento se realizará conforme a la Constitución y la ley.
• Finalidad: los datos se utilizarán para finalidades legítimas, determinadas e informadas.
• Libertad: cuando sea exigible, se solicitará autorización previa, expresa e informada.
• Veracidad y calidad: se procurará que la información sea completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular podrá conocer la existencia y uso de sus datos.
• Seguridad: se aplicarán medidas razonables para proteger la información.
• Confidencialidad: quienes intervengan en el tratamiento deberán mantener reserva cuando corresponda.
4. Datos que pueden ser tratados
Según el servicio, CLEVER podrá tratar datos como nombre completo, documento de identidad, fecha de nacimiento, correo electrónico, teléfono y WhatsApp, ciudad, información necesaria para inscripción a un examen, información académica, nivel de inglés, resultados de pruebas diagnósticas y simulaciones, asistencia, actividades de plataforma, información de pagos y transacciones y comunicaciones relacionadas con el servicio.
CLEVER procurará solicitar únicamente los datos pertinentes para cada finalidad. No se pretende recolectar datos sensibles salvo que exista una necesidad legítima y se cumplan las condiciones legales correspondientes.
5. Finalidades del tratamiento
• Gestionar cotizaciones, compras, pagos y contratación.
• Crear y administrar cuentas de acceso a la plataforma.
• Programar y prestar sesiones y cursos.
• Realizar diagnósticos, seguimiento, simulaciones y verificar cumplimiento.
• Gestionar garantías comerciales, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes.
• Registrar candidatos ante organismos certificadores cuando el servicio contratado lo requiera.
• Atender obligaciones legales, contables, tributarias, probatorias y de protección al consumidor.
• Prevenir fraude, uso indebido de cuentas y riesgos de seguridad.
• Enviar comunicaciones operativas y de servicio.
• Enviar comunicaciones comerciales, promociones o información sobre nuevos servicios cuando exista la autorización o base jurídica necesaria.
6. Autorización y prueba del consentimiento
Cuando la ley exija autorización, CLEVER solicitará consentimiento previo, expreso e informado mediante mecanismos físicos o electrónicos que permitan demostrarlo. CLEVER conservará la evidencia de la autorización en los términos legalmente exigibles.
El titular podrá retirar su autorización para tratamientos basados en consentimiento, sin afectar tratamientos que CLEVER deba mantener por obligación legal, contractual o para la defensa de derechos.
7. Datos de menores
CLEVER puede prestar servicios a menores, especialmente en preparación para pruebas de Estado. El tratamiento se realizará respetando el interés superior del menor, sus derechos fundamentales y las reglas especiales aplicables.
Cuando corresponda, la autorización será gestionada con el representante legal, sin perjuicio de escuchar y tener en cuenta la opinión del menor según su madurez.
8. Terceros y encargados
Para prestar los servicios, CLEVER podrá utilizar categorías de terceros y proveedores que actúen como encargados, aliados o receptores de información según corresponda: proveedores de pago, entidades certificadoras de exámenes, proveedores de alojamiento y plataforma tecnológica, proveedores de comunicaciones, servicios tecnológicos, soporte y otros proveedores necesarios para ejecutar el servicio contratado.
Los datos se compartirán únicamente cuando exista una finalidad legítima, autorización cuando sea exigible, obligación legal o necesidad contractual compatible con la legislación. CLEVER procurará que los terceros adopten medidas de seguridad y confidencialidad adecuadas.
9. Transferencias y transmisiones internacionales
Algunos proveedores tecnológicos o entidades relacionadas con servicios contratados pueden operar fuera de Colombia. Cuando ello implique una transferencia o transmisión internacional de datos personales, CLEVER aplicará las reglas colombianas correspondientes y las medidas contractuales, de autorización o de protección que resulten exigibles.
10. Plataforma y credenciales
CLEVER podrá conservar información sobre creación de cuentas, accesos, actividades, asistencia, ejercicios, simulaciones y resultados para prestar el servicio, verificar cumplimiento y administrar garantías. Las credenciales son personales y no deben compartirse.
11. Comunicaciones y marketing
CLEVER podrá enviar comunicaciones necesarias para la prestación del servicio por correo electrónico, WhatsApp u otros canales suministrados. Las comunicaciones comerciales se enviarán cuando exista autorización o base jurídica aplicable. El titular podrá solicitar el cese de comunicaciones comerciales y retirar su consentimiento cuando el tratamiento se fundamente en él.
12. Conservación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y, cuando corresponda, durante los términos exigidos por obligaciones legales, contables, tributarias, contractuales, probatorias, de garantía o defensa de derechos. Cuando ya no exista una finalidad legítima o una obligación de conservación, CLEVER procurará eliminar, anonimizar o dejar de utilizar los datos según corresponda.
13. Seguridad
CLEVER implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o tratamiento indebido. Ningún sistema electrónico puede garantizar seguridad absoluta, pero CLEVER procurará gestionar los riesgos de manera proporcional a la naturaleza de la información.
14. Derechos del titular
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización cuando sea aplicable.
• Ser informado sobre el uso de sus datos.
• Presentar consultas y reclamos.
• Solicitar supresión de datos cuando sea legalmente procedente.
• Retirar la autorización cuando el tratamiento se base en consentimiento y no exista una obligación que impida hacerlo.
• Acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere que se han vulnerado las normas de protección de datos, una vez agotado el procedimiento interno cuando legalmente corresponda.
15. Procedimiento, canales y términos para consultas y reclamos
Canal formal principal: las consultas y reclamos relacionados específicamente con el ejercicio de derechos de hábeas data deberán radicarse preferentemente mediante info@cleverexams.org, para facilitar la trazabilidad de la solicitud, su fecha y hora de recepción. El WhatsApp 320 981 0862 podrá utilizarse como canal adicional de orientación y recepción, siempre que permita conservar evidencia de la solicitud; cuando sea necesario para asegurar la trazabilidad o completar la información, CLEVER podrá solicitar que la solicitud sea remitida al correo electrónico.
Consultas: serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atenderlas dentro de ese término, CLEVER informará al titular los motivos de la demora y la fecha en que serán atendidas, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos: deberán contener la identificación del titular, la descripción de los hechos, los datos de contacto y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, CLEVER podrá requerir al interesado para que subsane las fallas dentro del término legal. Una vez recibido el reclamo completo, será tramitado conforme al procedimiento legal aplicable y podrá incorporarse la leyenda de «reclamo en trámite» cuando corresponda.
El término máximo para atender un reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de ese término, CLEVER informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Si la solicitud es recibida por un tercero o área que no sea competente para resolverla, se dará traslado al responsable competente dentro del término legal aplicable y se informará al interesado cuando corresponda.
Para facilitar la atención, el titular deberá indicar su nombre, documento o información suficiente para verificar su identidad, descripción de la solicitud, datos de contacto y los documentos pertinentes. CLEVER podrá solicitar información adicional razonablemente necesaria para verificar la identidad y evitar accesos o modificaciones no autorizados.
16. Requisito previo para acudir ante la SIC
De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular o causahabiente deberá agotar previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento antes de elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando este requisito sea aplicable.
17. Actualización de la política
CLEVER podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o de servicios. La versión vigente se publicará en el sitio web con su fecha de actualización. Cuando una modificación requiera una nueva autorización, CLEVER la solicitará por el mecanismo correspondiente.
18. Referencias normativas principales
Ley 1581 de 2012, especialmente sus artículos 14, 15 y 16; Decreto 1074 de 2015 en lo pertinente; instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio; y demás normas colombianas aplicables. Los términos de respuesta indicados en esta política corresponden a los plazos establecidos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, incluidas sus reglas de extensión.
